Normand Charbonneau amorce l’avant-dernière partie de son chapitre sur la diffusion par le constat suivant :

La prise en considération de la diffusion comme étant le cœur du système de gestion des archives ne fait aucun doute dans le cas des centres d’archives qui ont comme mandat la gestion des archives courantes et intermédiaires, puisque leur personnel est continuellement en interaction avec la clientèle.

Par contre, ajoute-t-il :

Il n’en est pas toujours de même pour les institutions qui s’occupent d’archives définitives, pour qui la diffusion est vue, par certains, comme un mal nécessaire, par d’autres, comme la finalité de l’archivistique et par plusieurs, comme le moyen de redonner vie à la mémoire collective en l’utilisant.

Toutefois, malgré des avis partagés :

La majorité [semble] considérer la diffusion comme le moyen par excellence d’obtenir la visibilité et la notoriété qui permettent le maintien ou l’augmentation des ressources disponibles pour l’ensemble du système de gestion des archives.

Dans ces conditions, Charbonneau préconise que les centres et services d’archives planifient leur démarche en matière de diffusion, et ce, en lien avec les autres fonctions archivistiques, en adoptant notamment une politique de diffusion ¹Toutefois, l’auteur n’est pas sans déplorer qu’en pratique « fort peu d’institutions disposent d’une politique de diffusion. » pouvant comprendre : une identification des clientèles, la description des collections, les principes directeurs, les services offerts, la grille tarifaire, la réglementation en matière de consultation, de reproduction et d’utilisation, le prêt de documents, l’évaluation du niveau et de la qualité des instruments de recherche et l’encadrement législatif ou réglementaire. De plus, afin de mesurer et d’évaluer leurs activités, ils devront élaborer différentes « méthodes de collecte d’informations au moyen de l’enregistrement des chercheurs, de questions posées lors de l’entrevue de référence, d’un suivi épisodique auprès de chercheurs représentatifs, d’un sondage scientifique ou de contacts avec des représentants de groupes particuliers. » , voire de constituer un « comité consultatif des chercheurs ».

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  Toutefois, l’auteur n’est pas sans déplorer qu’en pratique « fort peu d’institutions disposent d’une politique de diffusion. »