La parution de l’ouvrage Les archives au XX^e siècle en 1982 :

Constitue sans contredit un événement marquant dans le développement de l’archivistique au Québec. La Loi sur les archives était sur le point d’être adoptée, l’enseignement universitaire de la discipline archivistique faisait ses premiers pas, et de nombreux enseignants, étudiants et praticiens ressentaient le besoin d’avoir un ouvrage de référence à leur disposition, un ouvrage d’archivistique adapté à la réalité québécoise, qui prendrait en compte tout le cycle de vie des documents.

En effet, rappelle Hélène Laverdure, l’ouvrage a connu un vif succès (nombreuses réimpressions, traduction en anglais et en espagnol) en raison, entre autres, du fait qu’il s’agissait d’un manuel dans lequel le lecteur retrouvait « l’essentiel des connaissances archivistiques utiles à la pratique du métier » , dont un chapitre, dans la troisième partie sur la gestion des archives définitives, consacré à la diffusion.

Dans ce premier texte à considérer la diffusion comme une fonction archivistique à part entière, plusieurs points sont à souligner. À commencer, bien sûr, par la justification de cet intérêt en déclarant d’entrée de jeu que « Ce n’est pas une fin en soi d’acquérir, de traiter et de conserver des archives. L’objectif ultime de l’archiviste est de rendre accessibles et de préparer à une diffusion les informations qu’elles renferment. » Cette affirmation apparaît justifiée dans la mesure où, comme le manuel vise à le démontrer, « l’archivistique est la discipline qui recouvre les principes et les techniques régissant la création, le traitement, la conservation et l’utilisation des archives. » Il en est ainsi parce que les auteurs ont établi auparavant « que la raison d’être la plus profonde justifiant la conservation, le traitement et la mise en valeur des documents inactifs relevait du témoignage privilégié qu’ils représentent pour tous les utilisateurs éventuels. » Surtout que :

Depuis quelques années, le nombre de chercheurs ne cesse de croître. Ce phénomène est dû principalement à l’accroissement des études universitaires, aux études généalogiques de plus en plus importantes, au public qui s’intéresse davantage à son histoire, à son patrimoine et au nombre croissant de projets de recherche subventionnés.

Une clientèle non seulement de plus en plus importante mais aussi de plus en plus variée qui :

Démontre que les documents inactifs peuvent être utilisés aux fins les plus diverses et qu’en conséquence on peut être justifié d’investir dans la conservation et le traitement de ces sources d’information puisqu’elles constituent, par le témoignage qu’elles renferment, une réponse aux besoins des spécialistes de plusieurs disciplines. ¹Ainsi, « Le traitement des documents inactifs doit comprendre l’établissement de normes régissant l’acquisition, la conservation, le traitement, l’utilisation et la mise en valeur des documents qui n’ont plus d’utilité prévisible pour l’administration qui les a créés ou accumulés, mais qui doivent être conservés en raison de leur valeur secondaire ou scientifique. » (Couture, 1982, p. 25)

Deuxièmement, ce qui retient l’attention, ce sont les moyens de diffusion que Couture, Rousseau et Pélissier ont divisé en deux catégories (Figure 4) :

Il y a ceux qui se fondent sur les archives elles-mêmes et qui participent à leur diffusion en mettant en valeur les documents et les informations qu’elles contiennent. Il s’agit en l’occurrence de la publication, de la reproduction et de l’exposition. Par ailleurs d’autres moyens de diffusion se fondent sur l’archiviste et sur le dynamisme de la relation directe qu’il établit avec le chercheur et le public en général. On pense alors à la référence et à la promotion²Comme le remarque Jean-Yves Rousseau dans un article sur le marketing, « La promotion des archives se fait davantage par le canal “push” que par le canal “pull”. C’est-à-dire que le Service des archives tente de pousser ses produits et ses services vers ses clients potentiels. » par la participation à des activités culturelles ou de formation.

Ainsi, dans la première catégorie de la diffusion des archives par les archives elles-mêmes, « la publication peut prendre plusieurs formes : publication de documents d’archives, publication d’instruments de recherche, publications d’informations générales. Elle peut aussi se présenter sur différents supports : papier, microfilm. » Quant à la reproduction, les auteurs soulignent que « La transcription, la photocopie, le microfilm, le vidéodisque sont les méthodes de reproduction les plus couramment utilisées à des fins de diffusion d’archives. » Enfin, pour ce qui est de l’exposition, ils font remarquer que, contrairement aux deux autres moyens, elle « élargit la diffusion aux non-initiés. On serait presque tenté de parler d’archives dans la rue quand on pense aux expositions sur la place publique (centres commerciaux, etc.) ou encore aux expositions itinérantes. »

Dans la deuxième catégorie de la diffusion des archives par l’archiviste qui regroupe la référence, c’est-à-dire « la fonction par laquelle l’archiviste s’engage à prendre tous les moyens à sa disposition pour répondre adéquatement à toute demande de recherche. » , de même que la promotion, les auteurs attirent l’attention sur le fait que pour « rendre les documents accessibles aux chercheurs, l’archiviste devra participer à l’élaboration et à la mise en application de certains règlements régissant leur communicabilité. » Cet aspect s’avère particulièrement important puisque « “La communication proprement dite des documents aux utilisateurs, qu’ils soient administrateurs ou scientifiques constitue le geste visible permettant l’exploitation des archives.” » (Ducharme et Rousseau, 1980, cité dans ) Par ailleurs, pour ce qui est de la participation de l’archiviste à des activités culturelles ou de formation, il peut s’agir d’activités comme :

Élaborer certains cours de spécialisation pour les archivistes déjà dans le métier, renseigner le public sur les multiples services offerts par un dépôt d’archives en organisant par exemple des visites guidées, écrire dans les revues spécialisées, participer aux colloques et séminaires de sociétés ou d’associations, réunir professeurs d’histoire et étudiants et découvrir de nouvelles avenues de recherche […].

Troisièmement, même si l’ouvrage comprend une importante « Compilation terminologique » , peu de termes reliés à la fonction de diffusion y sont présentés. On y trouve les définitions d’accès, de communication de documents et de consultabilité des archives. Quant au terme de diffusion, il n’est présent que dans le sens de diffusion restreinte, et celui d’exploitation pour désigner « l’ensemble des moyens employés pour l’utilisation du microfilm ». (Dagenais et Denault, 1979, cité dans ) À noter toutefois, dans cette compilation, la distinction entre records et archives, à savoir que « Depuis sa naissance, et durant sa vie administrative temporaire, un document possède la qualité de records ; dans son existence historique permanente, celle d’archives. Les records destinés à être conservés de façon permanente deviennent des archives. » (Asaert, 1973³Il s’agit de : Asaert, G. (1973). La gestion des archives aux États-Unis d’Amérique : un exemple à suivre. Bruxelles, Belgique : Archives générales du Royaume., cité dans ) Pour nous, toute la question est là : qu’est-ce que cela signifie « de devenir des archives » comme le proposait déjà Schellenberg en 1956 ?

Quatrièmement, l’ouvrage dispose d’une bibliographie qui « comprend les titres qui ont été consultés dans le cadre de la conception de tel ou tel chapitre auxquels ont été ajoutés des données bibliographiques que nous avions déjà accumulées dans le cadre d’autres travaux en archivistique. » De manière générale, il sera intéressant de consulter les références en lien avec le chapitre sur la diffusion ainsi que d’autres références mentionnées dans la bibliographie afin d’être en mesure de mieux établir le contexte dans lequel se situe le manuel lors de sa parution en 1982.

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  Ainsi, « Le traitement des documents inactifs doit comprendre l’établissement de normes régissant l’acquisition, la conservation, le traitement, l’utilisation et la mise en valeur des documents qui n’ont plus d’utilité prévisible pour l’administration qui les a créés ou accumulés, mais qui doivent être conservés en raison de leur valeur secondaire ou scientifique. » (Couture, 1982, p. 25)
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  Comme le remarque Jean-Yves Rousseau dans un article sur le marketing, « La promotion des archives se fait davantage par le canal “push” que par le canal “pull”. C’est-à-dire que le Service des archives tente de pousser ses produits et ses services vers ses clients potentiels. »
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  Il s’agit de : Asaert, G. (1973). La gestion des archives aux États-Unis d’Amérique : un exemple à suivre. Bruxelles, Belgique : Archives générales du Royaume.