Quelles sont les forces et les faiblesses (Tableau 7) de la fonction de diffusion des archives ? Pour ce qui est des forces, la diffusion telle qu’elle est envisagée au Québec est plus inclusive, offre une vision plus globale et permet d’assurer, en principe, une meilleure continuité entre les différentes interventions. Intégrée aux autres fonctions archivistiques, elle contribue, par sa rétroaction, à dégager des pistes de développement tant pour les collections que pour les services ou les outils. L’attention portée à la clientèle permet d’identifier ses besoins en matière de formation ainsi que les moyens d’assurer son développement. L’élaboration d’une politique de diffusion, en plus d’accroître la cohérence dans la pratique, procure une reconnaissance au plan institutionnel, du fait qu’elle doit être approuvée par les plus hautes instances. Par ailleurs, la collecte d’informations sur les services offerts auprès de la clientèle s’avère un excellent moyen non seulement d’en évaluer la pertinence et l’efficacité, mais aussi de les justifier face aux décideurs. Enfin, la fonction de diffusion montre le besoin de non seulement collaborer avec d’autres professionnels mais aussi d’envisager des partenariats et « des convergences […avec les] bibliothèques, musées et fournisseurs de services informatiques. »

Malgré ses forces, la diffusion n’est pas sans comporter plusieurs faiblesses. L’approche plus globale, plus inclusive qui découle de sa définition, à savoir faire connaître, mettre en valeur, transmettre ou rendre accessible, n’est pas sans limiter de ce fait les différentes composantes en présence. C’est ce que laisse entendre Frédéric Giuliano à propos de la référence :

Or, malgré que son rôle soit devenu de plus en plus essentiel dans notre environnement informationnel, la fonction de référence n’est pratiquement pas enseignée dans les programmes d’archivistique et de bibliothéconomie. On n’y consacre que quelques heures à l’intérieur de différents cours. En fait, ce n’est pas étonnant lorsqu’on considère la place qu’elle occupe dans la définition classique du rôle de l’archiviste affecté à la diffusion, soit une activité parmi bien d’autres. Au demeurant, la faible quantité d’écrits sur cette spécificité du travail de l’archiviste n’incite guère à pousser la réflexion, comme s’il n’y avait pas lieu de se questionner.

Par ailleurs, en ne retenant que l’information contenue dans les documents d’archives, la définition de la diffusion apparaît pour le moins restrictive. Cette information s’accompagne nécessairement d’une mise en forme, fait appel à un médium qui, lui, repose sur un support. Sans compter que les documents d’archives n’ont pas qu’une dimension strictement utilitaire et que le cadre de référence selon lequel leurs utilisations sont envisagées témoigne d’un manque d’ouverture aux valeurs, usages et usagers autres qu’habituels et s’avère, par le fait même, limitatif. La planification est moins structurée ¹ Il suffit de constater ce que propose Pierre Michaud dans « Le processus de planification d’un programme de diffusion archivistique » pour en prendre conscience. qu’elle ne l’est dans d’autres approches et, de surcroît, moins développée compte tenu de ses nombreuses composantes. Bien qu’une plus grande attention soit portée à la clientèle, l’approche de la diffusion demeure orientée-service dans la mesure où les usagers indirects ² « Au milieu des années 1980, les travaux de Paul Conway ont été les premiers à souligner l’existence de cette masse en pleine croissance d’usagers indirects et leur importance pour juger de l’utilité des archives et des services offerts par les archivistes. » Ce concept, précise Julie Roy, sera « repris notamment par Bruce W. Dearstyne, William J. Maher et Mary Jo Pugh. » , c’est-à-dire ceux et celles qui s’intéressent aux archives mais sans pour autant fréquenter les salles de consultation ³ « [O]ne does not actually need to visit an archives to benefit from archival services ». (Wilson, 1995, p. 65) En effet, « Tough a small number of researchers actually use archives, their work has a “multiplier effect,” transmitting information that affects how others think about themselves and their past. » , ne sont pas pris en considération, ni par conséquent les conditions d’utilisation selon lesquelles leur parviennent les documents d’archives. Enfin, comparativement à d’autres milieux, le volet éducatif reste sommaire et aucun intérêt ne semble accordé aux programmes de documentation.

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  Il suffit de constater ce que propose Pierre Michaud dans « Le processus de planification d’un programme de diffusion archivistique » pour en prendre conscience.
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  « Au milieu des années 1980, les travaux de Paul Conway ont été les premiers à souligner l’existence de cette masse en pleine croissance d’usagers indirects et leur importance pour juger de l’utilité des archives et des services offerts par les archivistes. » Ce concept, précise Julie Roy, sera « repris notamment par Bruce W. Dearstyne, William J. Maher et Mary Jo Pugh. »
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  « [O]ne does not actually need to visit an archives to benefit from archival services ». (Wilson, 1995, p. 65) En effet, « Tough a small number of researchers actually use archives, their work has a “multiplier effect,” transmitting information that affects how others think about themselves and their past. »