« Doit-on parler de diffusion ou de communication ? » Carol Couture, dans le premier chapitre de l’ouvrage, rappelle que, « après plusieurs hésitations, nous optons finalement pour l’utilisation du terme diffusion, plus répandu dans le milieu archivistique, tout en admettant à l’avance que la distinction entre communication et diffusion n’est pas très grande. » La communication étant définie par les archivistes français comme « “[l’]Ensemble des procédures consistant à mettre les documents sous les yeux des lecteurs” » (Favier et Neirinck, 1993, cité dans ) et la diffusion, dans le sens de diffusion de l’information, étant définie par l’Unesco comme « “[l’]offre d’information ou de documents faite d’un lieu d’emmagasinage à des personnes ou des organisations” » (Aitchison, 1983, volume 2 cité dans Couture, 1999, Chapitre 1, p. 21) et par « Guinchat et Menou, auteurs bien connus dans le domaine des sciences de l’information, […] comme étant le fait de “[…] transmettre à l’utilisateur les informations dont il a besoin […ou] lui donner la possibilité d’y accéder” ». (Guinchat et Menou, 1990, cité dans Couture, 1999, Chapitre 1, p. 21) Auteurs qui, de surcroît, ajoute Couture, « lient à cette définition le concept de promotion, si important en notre domaine et que d’autres appellent marketing. »

Il est à noter qu’en ce qui concerne la justification de la diffusion, dans le sens de diffusion de l’information, Couture reprend dans son ensemble l’argumentation et les sources proposées par Pierre Michaud en 1994 dans les Réflexions archivistiques.

À première vue, le choix d’un terme issu du domaine de la documentation et des sciences de l’information pour rendre compte d’une fonction archivistique apparaît peu justifié. Surtout que, d’une part, la justification qu’en donne Couture est loin de couvrir toutes les facettes exprimées dans la définition de la diffusion ‒ nous y reviendrons, et que, d’autre part, la terminologie archivistique dispose avec le temps de plusieurs termes, tant en français qu’en anglais, pour exprimer les différents aspects liés à cette fonction, comme en témoigne notamment le Tableau 2.

Pourquoi alors faire un tel choix ? La principale raison, croyons-nous, en est une de contexte. À l’époque, nous l’avons souligné, « la préoccupation de l’archiviste québécois [est] de placer son intervention dans la mouvance de la gestion de l’information. » (Couture, 2001, p. 21) Aussi, opter pour le terme de diffusion, entendue dans le sens de diffusion de l’information, devient par conséquent un choix des plus judicieux. Sous cette appellation, la fonction gagne en crédibilité.