La diffusion est une fonction archivistique, c’est-à-dire l’une des activités, des « interventions qui permettent de gérer efficacement et avec efficience l’ensemble des archives d’une institution donnée. » « La diffusion est l’action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques. » La diffusion comprend quatre composantes : la communication, la valorisation, la référence et la promotion. Le but de la diffusion est de  permettre aux archivistes d’un centre ou d’un service d’archives de mettre  en place les moyens afin de desservir adéquatement leur clientèle d’usagers.

Afin de mieux l’envisager sous l’angle de l’exploitation, il faut revoir certains aspects de la définition de la diffusion. Dans la perspective de l’exploitation,  la diffusion est l’ « Action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles et exploitables les contenus, formes et contextes des documents d’archives dans l’optique d’usages connus ou potentiels. »